社内でのコミュニケーション、社外とのコミュニケーション

商品紹介みたいになるのが少々このblogのあり方に反しているのですが、語りたい事を書くと言う意味では反していないので書くことにしました。
良く有る事ですが、社内のやり取りにメールを使用している人、一昔前ならそんなのメールで送ってくださいよ、時間が有るときに読みますからとメールで送って貰っていた内容も今では取引先、上司、部下、同僚、知人、家族・・・メールの量は増える一方、流し読みで大事な取引先のメールを見逃していたり、上司や部下からのメールを確認するのが遅れて(多分大きな商売を先に行うので後回しにした結果)小さいとはいえ商売チャンスを失ったりしているそんな事は有りませんか? 私はここに宣言します、今後メールの時代は徐々に終わっていきます。 何故か、それは昔の手紙で有り、ファックスで有り、テレックスで有り、BBSが最近誰も使わなくなってきたのと同じ理由で時代の流れから離れつつ有るのでは無いかと私は考えているからです。

社内のやりとりで、メールを使ってやりとりをしていると必ず1通のメールが返信内容で2通に別れ、4通に別れそれこそ一昔前に流行った鼠講ビジネスの様に多種類に別れていき内容がバラバラになる、誰かが返信を誰か一人にすると混乱を生む、どれが最新のデータかわからなくなったあげくミスをする。 これをグループウェアと言うツールを使う事で、掲示板になり、電子申請書になり情報がバラバラにならない上最新のデータを常にみんなで共有できるからです。
これは恐らく皆さんがやっているであろうFacebookやMixiと言った友達とのやり取りに使われていて常に最新の情報が一番上に来るし、必要な人に必要な時に連絡が取れるからです。こんな便利な方法をビジネスに生かさないのはもったいないですよね。これで社内のコミュニケーションがスムーズに必要な人に必ず最新の情報が一番上に出てくる環境を提供できる。

またファイルサーバーのファイルにしても同じ事が言えます、ファイルを日時で管理したり、ファイル名で管理していても人間は必ずミスをおかす。そんな不確かな要素を抱えて仕事をしていても別の不安に教われる、ここにドキュメント管理システムを導入すると間違えて上書きや編集してしまった場合でも過去のファイルを直ぐに呼び戻す事ができる。

社外に対しても同じで取引先や大事な顧客とやりとりする社外グループウェアや、メールの誤送信を防ぐ為に有る(下記の図の用な感じで)

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時代はこれからも代わり続けていくと思う、最近の人は記憶力がかけていると思う。(私もその分類に入るが)電話番号を昔の人は簡単に覚えていたと言うが、今30代前後の人は覚えている電話番号を挙げさせても多分、5個思い付いたら良い方でしょう、でも今も全線で戦っている40代以上の人たちはそれを簡単にこなせる、でも現代だからできる現代の方法でそれを補えるそんなソリューションを提供していきたいと思っています。

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